üst yazı nasıl yazılır
Üst yazı nasıl yazılır?
Cevap:
Üst yazı, resmi yazışmalarda veya belgelerde, gönderilen evrakın içeriği hakkında kısa ve öz bilgi vermek amacıyla sayfanın üst kısmına yazılan kısa metindir. Üst yazı, evrakın amacını, gönderilme sebebini veya ek bilgilerini belirtir. Doğru ve etkili bir üst yazı yazmak için dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:
1. Üst Yazının Amacı ve Önemi
- Üst yazı, gönderilen belgeyi alan kişinin belge hakkında hızlı bilgi sahibi olmasını sağlar.
- Evrakların takibini kolaylaştırır.
- Resmi kurumlarda iletişimin düzenli ve anlaşılır olmasını sağlar.
2. Üst Yazının Yazım Kuralları
- Kısa ve öz olmalıdır: Üst yazı uzun cümlelerden oluşmamalı, birkaç cümle ile amacını net olarak belirtmelidir.
- Sayfanın üst orta kısmına veya üst sağ kısmına yazılır: Kuruma veya kuruluşun yazışma esaslarına göre değişiklik olabilir.
- Resmi ve düzgün bir dil kullanılmalıdır: Kişisel ifadelerden kaçınılmalı, resmi ve anlaşılır bir dil tercih edilmelidir.
- Evrak hakkında bilgi verilir: Örneğin, “1 Şubat 2024 tarihli toplantı gündemine ilişkin dosya ilişikte gönderilmiştir.”
- Tarih ve sayı varsa belirtilebilir: Üst yazıda tarih ve evrak numarası yazılması, evrakın takibini kolaylaştırır.
- Imza alanı genellikle üst yazı altında değildir: Üst yazı kısa ve bilgi verme amaçlıdır, imza belge sonunda olur.
3. Üst Yazı Örnekleri
| Durum | Üst Yazı Örneği |
|---|---|
| Dosya gönderirken | “İlgili konuya ilişkin dosya bilgilerinize arz/rica edilir.” |
| Toplantı gündemi için | “1 Şubat 2024 tarihli toplantı gündemi ekte sunulmuştur.” |
| Bilgi veya talep amaçlı | “Konu hakkında gereğinin yapılmasını arz ederim.” |
| Ek evrak gönderirken | “Ek’te yer alan belgeler bilgilerinize sunulmuştur.” |
4. Üst Yazı Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Gönderilen belge ne ise, üst yazıda onu net ve doğru belirtmelisiniz.
- Gereksiz bilgi ve uzun cümlelerden kaçının.
- Resmi dil kurallarına uygun, nazik ifadeler kullanın.
- Belgede geçen tarih, dosya numarası gibi bilgiler varsa üst yazıya ekleyin.
- Üst yazıyı, evrakın ön sayfasında veya ekinde kolayca görülebilecek şekilde yerleştirin.
5. Kısa Özet Tablosu
| Madde | Açıklama |
|---|---|
| Yazım yeri | Sayfanın üst kısmı (genellikle ortası veya sağ üst) |
| Dil | Resmi, sade ve anlaşılır |
| Uzunluk | Kısa, birkaç cümle |
| İçerik | Gönderilen belge veya evrak hakkında bilgi |
| Tarih ve sayı | Gerektiğinde eklenir |
| Amaç | Belge hakkında alıcıyı bilgilendirmek |
Örnek üst yazı metni:
20 Mart 2024 tarihli eğitim planı bilgilerinize sunulmuştur. Gereğini arz ederim.
Sonuç olarak, üst yazı yazarken:
Kısa, resmi, açık ve gönderilen evrak ile ilgili temel bilgileri içeren bir metin yazmak gerekir. Bu, evrakın takibini kolaylaştırır ve iletişimde anlaşılırlık sağlar.